Usare l’app @Workplace di Facebook per gestire lo studio professionale: i gruppi

Come ho più volte descritto nei miei post e nel libro dedicato all’uso business dei social, uno dei programmi che maggiormente soddisfa le esigenze di gestione e organizzazione degli studi professionali, soprattutto quelli di medie dimensioni in fase di crescita, è l’app di Facebook @Workplace.

Già il nome stesso della app “luogo di lavoro” denota il suo fine primario: utilizzare l’interfaccia e le metodologie conosciute di Facebook per organizzare e gestire l’informazione di aziende o studi professionali con un numero tale di collaboratori, dipendenti o cantieri per cui l’approccio “artigianale” e d’improvvisazione non è più sufficiente.

E’ necessario, invece, acquisire una maggiore sistematicità nel gestire la documentazione ufficiale dello studio (o del cantiere o dell’azienda cliente), una maggiore omogeneità nelle comunicazioni pubbliche esterne (dall’immagine dello studio alle offerte commerciali), sino ad arrivare a veri e propri gruppi di discussione interna in cui utilizzare i contributi di tutti i dipendenti o dei consulenti per definire un piano di marketing o un prezzo del servizio (ma anche una linea progettuale o di design).

E’ in questa direzione che @Workplace può dare il suo miglior contributo, offrendo agli studi una interfaccia conosciuta (e che quindi non richiede sforzi formativi per poterla utilizzare) ma anche una metodologia di organizzazione dei contenuti dello studio altamente flessibile, in grado di adattarsi alle molteplici esigenze di ogni specifica esperienza.

Nel quadro della flessibilità organizzativa offerta dalla app, lo strumento dei “Gruppi” è indubbiamente quello a maggior valore aggiunto.

Tipologie di gruppo che si possono creare in @Workplace

L’immagine sopra restituisce in modo sintetico con quali tipologie di gruppi di lavoro è possibile organizzare il personale o i progetti dello studio all’interno di @Workplace.

E’ possibile, nello specifico, organizzare lo studio con:

I Gruppi PROGETTO, ossia per ogni specifico tema lavorativo su cui lo studio è impegnato: possono essere le aziende clienti, le cause legali o i singoli cantieri. In questi gruppi lo staff condivide la documentazione e interagisce organizzando l’agenda degli appuntamenti e delle scadenze, oltre a poter condividere momenti specifici con Video streaming.

I Gruppi di DISCUSSIONE, fondamentali per avere il contributto di tutti lo staff o dei consulenti/collaboratori dello studio nei casi in cui sia necessario completare un progetto architettonico, sviluppare una nuova linea di design, organizzare il piano marketing e comunicazione, elaborare una linea difensiva per il cliente.

Il Gruppo della COMUNICAZIONE, in cui viene condivisa e aggiornata in modo omogeneo la politica comunicativa dello studio: brochure, filmati, comunicati stampa, articoli sui giornali, linee di contatto. In questo modo tutto il personale dello studio può attingere a un unico “contenitore” in cui sono presenti tutti gli strumenti e i documenti per portare avanti la linea di comunicazione dello studio stesso.

Il Gruppo SOCIAL E ALTRO, finalizzato a condividere le attività presonali dei dipendenti/collaboratori dello studio, sia di tipo ludico (i fan del calcetto) sia di tipo sociale (la cena annuale dello studio o il volontariato presso una onlus). Anche gli aspetti di appartenenza e condivisione delle passioni sono elementi fondamentali per rafforzare il clima di benessere e di lavoro all’interno delle studio professionale.

Ultimo ma non meno importante, il Gruppo PIU’ AZIENDE, fondamentale per quegli studio che si avvalgono di consulenze specialistiche o devono seguire con particolare cura alcune aziende clienti. In quest’ultimo caso, il Gruppo permette di coinvolgere nella collaborazione anche altri membri delle aziende seguite (un gruppo per ogni azienda seguita), anche se questi ultimi non utilizzano @Workplace (e nemmeno Facebook). Con un semplice invito via mail vengono inseriti nel Gruppo, dove potranno vedere solo i post e i documenti di loro competenza, ma senza poter entrare negli altri gruppi dello studio professionale. In questo modo si semplifica enormemente e si coordina efficacemente l’attività operativa di quegli studi professionali che debbono seguire un numero rilevante di aziende con un altrettanto rilevante volume documentale da condividere o far approvare.

Nell’immagine sottostante, l’esempio di un post in un Gruppo AZIENDA FININVEST3 seguita dallo studio professionale, in cui sono condivisi i modelli di report trimestrali da utilizzare nello sviluppo dei rapporti aziendali sui prodotti finanziari in gestione acquisiti su base regionale.

Condivisione di documenti o modelli nei Gruppi

Ovviamente ogni studio professionale (legale, tecnico, amministrativo, finanziario) avrà le sue specifiche esigenze in materia di clienti da gestire o dipendenti da organizzare.

Ma è proprio nella flessibilità di @Workplace che è possibile trovare una risposta, creando i diversi Gruppi necessari alle esigenze dello studio, ognuno con una sua specificità ma condividendo tutti le stesse funzioni implementate da Facebook, compresa l’integrazione con le App più utilizzate al mondo (dalle mail al cloud).

Autore: danieleverdescablog

architect of information & ethical designer

Rispondi

Inserisci i tuoi dati qui sotto o clicca su un'icona per effettuare l'accesso:

Logo di WordPress.com

Stai commentando usando il tuo account WordPress.com. Chiudi sessione /  Modifica )

Google photo

Stai commentando usando il tuo account Google. Chiudi sessione /  Modifica )

Foto Twitter

Stai commentando usando il tuo account Twitter. Chiudi sessione /  Modifica )

Foto di Facebook

Stai commentando usando il tuo account Facebook. Chiudi sessione /  Modifica )

Connessione a %s...