POWERAPPS | Creare app per la formazione semplicemente condividendo i dati aziendali

Una delle novità di maggiore interesse per gli artigiani del digitale è quella di poter creare delle App funzionali alla nostra attività senza però scrivere nessuna riga di codice, semplicemente condividendo su Tablet o Smartphone i dati aziendali con gli altri collaboratori, a partire da file di Excel. E’ quanto propone di realizzare Microsoft con la nuova App, in fase di prima sperimentazione, Powerapps, ossia la creazione di app aziendali o professionali grazie a una serie di modelli e automatizzazioni già preimpostate, che supportino anche i non esperti nell’automatizzazione dei processi interni di gestione e controllo.

Cos’è Powerapps e come funziona

PowerappsAl pari di quello che è accaduto per i siti web (vedi WordPress), ossia la possibilità di creare dei veri e propri portali senza però essere un programmatore, anche per le App, motore centrale delle nostre attività su telefonini e e tablet, sono in via di sviluppo molte nuove esperienze legate alla possibilità per gli artigiani del digitale di poter creare app personali (aziendali e/o professionali) per l’automatizzazione e la gestione digitale telematica dei processi aziendali o di consulenza.

Una delle novità da seguire con particolare interesse è sicuramente quella recentemente lanciata da Microsoft, denominata Powerapps, con l’obiettivo di creare app personalizzate partendo proprio da quello che è il punto di forza della stesa Microsoft: Office (Outlook, Word, Excel, Powerpoint, Access, ecc.).

E’ indubbia la forza dirompente della nuova strategia Microsoft: milioni di persone in tutto il modo utilizzano il pacchetto Office per le infinite attività quotidiane, sia lavorative che personali.

Se si potesse partire da quanto si produce quotidianamente e trasformarlo in una App personalizzata per gestirlo singolarmente o in collaborazione con altri partner, cambierebbe sicuramente il nostro stesso modo di lavorare.

Cercherò quindi di far conoscere quanto man mano va concretizzandosi intorno a Powerapps e, soprattutto quali siano le possibilità di operare artigianalmente per modellare le app alle nostre necessità quotidiane, in modi e forme che sicuramente i programmatori di Microsoft non possono nemmeno lontanamente immaginare.

E’ il mestiere degli artigiani del digitale quello di plasmare elementi base informi in creature funzionali alle nostre aspettative e progetti.

 

Sfruttare Excel per il controllo del personale in un corso di formazione

PowerappsPoiché siamo ancora nella fase di sperimentazione del prodotto, la prima tipologia di documento che Powerapps permette d’importare e gestire nella creazione di una App personalizzata è Excel, l’applicazione più utilizzata al mondo per la gestione semplificata di dati e informazioni.

Vediamo allora com’è possibile partire proprio da Excel per creare una prima semplice App che permetta il controllo delle presenze del personale nei luoghi di lavoro, senza dover produrre carta o altri documenti, in particolare in quelle realtà dinamiche dove non è possibile utilizzare il cartellino per la timbratura delle presenze come, ad esempio, un corso di formazione.

Nella spiegazione che seguirà, ovviamente, non mi concentrerò tanto su come si utilizza Powerapps (per chi fosse interessato a saperne di più, in fondo al post vi sono i link al sito ufficiale), ma su quale utilizzo concreto si possa realmente fare della App, ossia come calarlo concretamente all’interno delle nostre realtà operative.

Un classico esempio di esigenza per chi gestisce corsi di formazione in siti diversi (aule, cantieri, formazione onjobs, ecc.) è indubbiamente quello di segnare le presenze dei discenti nel luogo formativo e di avere la loro firma in ingresso e in uscita.

L’obiettivo dell’automatizzazione con una App è quello di non dover tornare in ufficio e lavorare ulteriormente per creare i registri delle presenze e dei corsi, ma di farlo in tempo reale e di averlo sempre a completa disposizione.

 

Creare l’App per la gestione del registro di classe

In prima battuta, ancora prima di creare la App, è necessario predisporre la sorgente di dati in Excel che verrà poi gestita dinamicamente durante le lezioni.

Per soddisfare questa prima esigenza, ad esempio, si potrebbe creare una cartella condivisa con altri collaboratori su Dropbox, in cui salvare il file di Excel dei docenti e dei discenti del corso e le relative date di partecipazione alla formazione; in questo modo, al di là della App, il sistema dei dati aziendali rimane nella sua formulazione originaria, per eventuali successive analisi (statistiche, ad esempio).

Dropbox Powerapps
Creazione della cartella condivisa

Oltre al file di Excel, volendo fare un lavoro accurato, possiamo anche creare una cartella in cui condividere le foto dei partecipanti, cosicché nella App avremo anche la possibilità di verificare de visu la corrispondenza del nominativo alla persona effettivamente partecipante (spesso non si conoscono a priori i discenti: il primo controllo è, inevitabilmente, la verifica della persona partecipante).

Nelle schermate successive la cartella su Dropbox con il file di Excel e la cartella di appoggio con le immagini dei partecipanti.

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File Excel + cartella foto
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Cartella con le foto dei discenti

Una volta predisposti i dati e le immagini, importiamo il file di Excel in Powerapps e scegliamo quali campi vogliamo utilizzare nella creazione della programmazione dei corsi e nella gestione delle presenze.

powerapps-select-data-xlsx
Scelta file da importare
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Scelta dei campi da utilizzare

Una volta importata la base dati, Powerapps permette di scegliere un modello preimpostato con cui organizzarli: nel nostro caso la gestione della programmazione di eventi e relativo calendario.

Powerapps
Scelta del modello (template)

In questo modo, ottengo immediatamente l’organizzazione dei dati in calendario, degli eventi programmati e dei partecipanti coinvolti (ho azzardato la formazione in Microsoft).

Powerapps
Programma delle lezioni

In questo modo, per ognuno dei corsi sarà possibile poi verificare i singoli discenti che vi parteciperanno e con che tempistica.

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Discenti e orario d’ingresso

Oltre che chiederne la firma in fase d’ingresso e d’uscita.

Powerapps
Firma del discente

La funzionalità di particolare interesse è che tutti questi dati, oltre a essere salvati sul Tablet e/o Smartphone, saranno inseriti automaticamente anche sul file di Excel salvato su Dropbox (sincronizzazione).

Powerapps
Sistema di sincronizzazione

Nei prossimi post proverò a dare maggiori informazioni anche sugli altri potenziali utilizzi della nuova App di Microsoft (siamo tutti in fase di sperimentazione).

Per chi fosse interessato a partecipare alla sperimentazione, può farsi invitare al seguente link:

Powerapps

 

 

Autore: danieleverdescablog

architect of information & ethical designer

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