APP iAUDITOR | Automatizzare calcoli valutazione rischi e programmazione controlli con Zapier

Molti degli aspetti legati alla valutazione del rischio aziendale o di cantiere sono intimamente legati a delle procedure di calcolo (valore del danno; rischio chimico; movimenti ripetitivi; stress lavoro correlato; ecc.) o di programmazione di visite per le verifiche e il successivo controllo dell’attuazione delle prescrizioni o della messa in sicurezza delle non conformità (piano di miglioramento; scadenze aggiornamento; manutenzione programmata; ecc.). Per chi utilizza professionalmente l’App iAuditor, ossia produce un numero elevato di report, poter automatizzare molti di questi passaggi (effettuare i calcoli su Excel; importare i report su Evernote; pianificare le date su Google Calendar, ecc.) permetterebbe una significativa riduzione dei tempi di lavorazione e una migliore programmazione del proprio lavoro. In questo articolo espongo alcune indicazioni per realizzare gli automatismi tra iAuditor e le altre App (Excel, Evernote; Calendar; Gmail, ecc.) con l’uso della App di connessione Zapier (e senza scrivere nemmeno una riga di codice).

 

Come funziona Zapier

Zapier
Alcune App connesse da Zapier

Il concetto alla base di Zapier è molto semplice. Esistono tantissime App che svolgono ognuna una sua specifica funzione; il compito di Zapier è quello di fare da “ponte” tra le diverse App e metterle in comunicazione tra loro per automatizzare le singole specifiche funzioni.

 

Ad esempio, Evenote produce report o raccolte di testo e immagini dal Web; Gmail, invece, gestisce la posta elettronica. Con Zapier è possibile creare un automatismo (senza necessità di scrivere righe di codice) che faccia sì che per ogni pagina Web archiviata con Evernote, altri colleghi ricevano automaticamente una mail (per il tramite di Gmail) per avvisarli della presenza di nuovo materiale negli archivi condivisi (oppure scaricarlo come allegato dalla mail ricevuta).

Questo semplice meccanismo di connessione automatica tra funzioni diverse è valido per la maggior parte delle tantissime App presenti nell’ecosistema dei Tablet e degli Smartphone:

  • Google Drive, Calendar e Gmail, oltre a Gsheet e Gdocs (il Word e l’Excel di Google);
  • Dropbox;
  • Microsoft Word, Excel (Office 365) e Drive ;
  • Twitter, Facebook, Linkedin e Instagram;
  • Evernote;
  • Mailchimp;
  • Salesforce;
  • WordPress;
  • Evenbrite;
  • Paypal;
  • Woocommerce e Magento;
  • ecc.

L’elenco delle App che possono essere interconnesse tra di loro è davvero sterminato, così come eccezionali sono le potenzialità che possono essere liberate del nostro lavoro con un semplice gesto d’interconnessione tra le tante funzioni che quotidianamente eseguiamo in maniera massiccia, il cui tempo totale finale (sommato) è una quota significativa della nostra giornata lavorativa (quasi il 50%).

 

Cosa può fare iAuditor con l’ausilio di Zapier

Zapier e iAuditor

iAuditor viene utilizzato per predisporre Check List o procedure di verifica così che, una volta completato il lavoro di analisi, vengano prodotti specifici report dei contesti valutati.

Sulla base dei dati raccolti, poi, quasi sempre, a secondo delle finalità tecniche o procedurali per cui è stata predisposta la Check List di analisi e/o controllo:

  • Si procede a un successivo calcolo dei livelli di rischio o potenziali rischi rilevati;
  • Si controlla il livello di conformità e/o rispondenza ai requisiti di sicurezza e, nel caso di prestazioni inferiori, si segnala al referente di processo l’anomalia o la non conformità;
  • S’invia il rapporto realizzato al capogruppo e/o al Datore di Lavoro (o all’RSPP) e si rendicontano le attività svolte, le anomalie riscontrate, i risultati ottenuti e gli eventuali programmi/azioni di miglioramento o correzione da attivare (o pianificare nel tempo).

In pratica, quanto sopra elencato, si traduce:

  1. Nel riportare i dati rilevati in modelli di Excel per completare il calcolo dei rischi o i livelli d’esposizione;
  2. Nell’inviare una mail di alert per il mancato rispetto dei parametri soglia di sicurezza, con allegato memorandum dei punti critici rilevati;
  3. Nel predisporre un report di sintesi da inviare ai referenti gerarchici, con le indicazioni dei programmi d’intervento da pianificare nel tempo, da condividere con gli altri colleghi del reparto/azienda/studio.

Di contro, perciò, se l’uso intensivo e professionale della App iAuditor permette un significativo risparmio di tempo, pur mantenendo alto il livello qualitativo dei lavori eseguiti, le attività complementari connesse (calcolo su Excel; mailing list di segnalazione; reportistica da condividere), incidono nuovamente in modo pesante sui tempi necessari a completare il processo lavorativo.

Sarebbe ben diverso, invece, se fosse possibile automatizzare i processi collaterali e, alla fine del lavoro di analisi/audit svolto in azienda e/o cantiere con l’ausilio del Tablet/Smartphone su cui è installato iAuditor, poter, automaticamente;

  1. Importare in un foglio Excel (o Google Sheet) i dati rilevati e far eseguire le macro di calcolo dei valori pre-impostati;
  2. Inviare una email di alert (o anche un SMS) che segnali i livelli di criticità rilevati e le azioni d’urgenza necessarie;
  3. Importare su Evernote il report finale, così da poterlo condividere in pochi istanti con gli altri colleghi del gruppo di lavoro e, una volta salvato anche una copia originale su Dropbox, avere traccia delle modifiche che ogni singolo componente apporta al predetto rapporto.

Sono questi gli automatismi, di fatto, che permette Zapier, ossia la possibilità, ogni qual volta sia completato un lavoro di analisi con i modelli di iAuditor, di collegare automaticamente il report finale ottenuto e:

  • importare su Excel dal report iAuditor i dati fondamentali per il calcolo;
  • inviare una mail (o un SMS) con il report generato da iAuditor con in evidenza i punti critici rilevati;
  • condividere il report finale dell’Audit su Evernote e socializzarlo in tempo reale con gli altri colleghi, oltre a farne una copia di sicurezza su Dropbox.
Zapier + iAuditor
Le connessioni automatiche tra iAuditor e le altre App

 

Come attivare Zapier e collegarlo a iAuditor

Il processo di connessione tra le credenziali utilizzate per accedere a iAuditor e la connessione con quelle utilizzate per registrarsi a Zapier è pressoché automatico, poiché sarà la stessa App a chiedervi a quale altra App volete collegarvi (iAuditor in questo caso).

Zapier + iAuditor
La fase in Zapier di riconoscimento dell’account di iAuditor

Una volta riconosciuto l’utente (si confronta con gli archivi di iAuditor tramite API) e accettata la connessione, Zapier vi chiederà cosa automatizzare, ancor prima di aver scelto a cosa collegare automaticamente iAuditor; ossia se realizzare la connessione automatica (trigger) ogni qual volta si sia compilato:

  • un qualsivoglia modello (template) di iAuditor;
  • oppure solo nel caso di completamento di uno specifico modello di iAuditor (gli altri ne sono esclusi dall’automatismo).
Zapier + iAuditor
La fase in Zapier di selezione degli automatismi con iAuditor

Una volta effettuata questa scelta, Zapier vi chiederà poi quale altra App volete collegare automaticamente a iAuditor; nello specifico, siamo interessati a:

  • Excel (o Google Sheet) per effettuare i calcoli;
  • Gmail per inviare gli alert;
  • Evernote per condividere i report con i colleghi;
  • Calendar per programmare le nuove visite;
  • Dropbox per salvare una copia di riserva;
  • ecc.

L’elenco delle App a cui potersi connettere e interagire è, indubbiamente, molto vasto.

Zapier + iAuditor
Alcune App a cui è possibile connettere iAuditor

Nella schermata successiva viene riportato, come esempio, cosa compare in Zapier una volta che è stato scelto di collegare i report di iAuditor al sistema di email automatiche da inviare ai capireparto, per segnalare i punti di debolezza e le criticità riscontrate nel sistema di gestione della sicurezza antincendio.

Oltre alle informazioni su chi, come e quando ha completato il rapporto, nel testo della mail sono inseriti solo i dati d’interesse del report, ossia le percentuali di completamento dei componenti che hanno passato l’analisi funzionale e il valore percentuale complessivo dell’intero impianto, così da determinare se sia funzionale o meno agli obiettivi della sicurezza e della prevenzione.

Zapier + iAuditor

 

Questo invio di email avviene automaticamente, ogni qual volta si sia completato l’audit utilizzando uno specifico modello (template) precedentemente predisposto allo scopo.

 

Per chi volesse saperne di più su Zapier, lascio il link al SITO UFFICIALE.

 

P.S. E’ opportuno segnalare che Zapier è gratuito sino a un certo livello d’uso: un utilizzo intensivo richiede un costo mensile d’uso (pochi dollari in verità). Anche iAuditor si pone nella stessa ottica: per avere automatizzazioni più complesse e sofisticate non è sufficiente l’account gratuito, ma è necessario quello professional (anche in questo caso pochi dollari al mese). In tutti i casi è sempre necessario distinguere tra chi usa sporadicamente queste App e chi, invece, ne fa un uso altamente professionale.

 

Autore: danieleverdescablog

ARTIGIANO del digitale ed ECOLOGISTA della tecnologia nel mondo del lavoro

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