APP iAUDITOR | Come utilizzare al meglio i menù a “scelta multipla” per ridurre i tempi di lavoro

Uno degli elementi di maggior successo della App iAuditor è, indubbiamente, la possibilità di ottenere un notevole risparmio di tempo nelle attività di analisi dei rischi quotidiana senza intaccare né la qualità del lavoro né la sua efficacia (o funzionalità per la sicurezza sul lavoro e nei cantieri). La funzione che meglio supporta quest’approccio “ottimizzato” (- tempo; – costi; + risultati) è quella che viene definita tecnicamente come il menù a scelta multipla (multiple choice), ossia la possibilità di predisporre delle Check List di analisi e/o audit in cui siano già pre-definite le risposte possibili, a seconda dei contesti d’utilizzo.

In questo modo, una volta predisposta la Check List di nostro interesse, non sarà più necessario ridigitare sempre gli stessi elementi (fattori/cause/rischi/prescrizioni/ecc.), ogni qual volta se ne presenti l’esigenza.

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Vediamo allora quali sono, a titolo meramente esemplificativo, 5 casi possibili in cui l’uso del menù a scelta multipla può divenire estremamente efficace per ottimizzare il nostro lavoro.

 

Elenco di siti, cantieri, impianti o località

Quante volte sarà capitato di predisporre una Check List di controllo o verifica e dover ogni volta inserire il luogo (sito/cantiere/località/impianto/deposito, ecc.) a cui far riferimento.

Ogni volta diviene necessario digitare a quale luogo quella Check List si riferisce: un’azienda, un cantiere, un’impianto, un capannone, un’area produttiva, una città.

Questo lavoro di continua digitazione non risulta particolarmente gravoso se si hanno pochi luoghi (aziende/siti/cantieri/ecc.) da visitare: diventa una gran perdita di tempo se, al contrario, sono molti gli elementi a cui far riferimento.

Basti solo pensare cosa vuol dire utilizzare la Check List predisposta se si debbono specificare – ogni volta – a quale parte del ciclo produttivo o dell’impianto fa riferimento l’audit/analisi. Ad esempio, un capannone industriale con 15 aree produttive diverse o, ancora, il controllo di una sede universitaria/scolastica con decine di aule da verificare, fa divenire la semplice specificazione del “luogo” un notevole carico di tempo perso in digitazione delle “coordinate” dove avviene il controllo.

Al contrario, predisporre un semplice menù di scelta multipla, pre-compilando i siti/luoghi in cui si interviene, permette un notevole risparmio di tempo. Riprendendo l’esempio dell’università/scuola, è sufficiente redigere una sola volta l’elenco di riferimento, senza doverlo poi più digitare; il menù potrebbe essere:

  1. Salone d’ingresso
  2. Sala insegnanti
  3. Uffici amministrativi
  4. Ambulatorio pronto soccorso
  5. Palestra
  6. Giardino esterno
  7. Primo piano – Aula 1
  8. Primo piano – Aula 2
  9. Primo piano – Aula 3
  10. Secondo piano – Aula 1
  11. Secondo piano – Aula 2
  12. ecc.

In questo modo, con la stessa Check List per tutti i luoghi, è realizzabile concentrarsi solo sui punti da verificare, poiché con un solo Flag è stato possibile selezionare dal menù a scelta multipla il luogo di riferimento in cui viene effettuato il controllo.

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Elenco di soggetti a cui affidare compiti, obiettivi, responsabilità

Per il settore della sicurezza sul lavoro o nei cantieri, uno dei passaggi più importanti è, indubbiamente, quello di attribuire a specifici soggetti (Datore lavoro; RSPP; ASPP; Addetti; Lavoratori; Imprese, Lavoratori autonomi; ecc.) chiare responsabilità od obiettivi da raggiungere.

Uno dei casi più frequenti, ad esempio, è quello delle prescrizioni nei cantieri, in cui è necessario individuare con chiarezza, soprattutto in presenza di sub-appaltori o lavoratori autonomi, il classico trittico del chi-fa-cosa.

Lo stesso può dirsi per quel che riguarda il piano di miglioramento per il DVR secondo procedure standardizzate, oppure gli obiettivi di correzione per quel che riguarda le procedure di revisione delle certificazioni.

Ma anche in relazione ai lavoratori assegnati a una specifica macchina o dei responsabili della manutenzione di un singolo impianto: gli esempi sono infiniti.

Anche in questo caso, come per i c.d. luoghi, per ogni singola Check List, è possibile pre-compilare l’elenco dei soggetti a cui è destinata una specifica prescrizione/azione e, grazie al menù di scelta multipla, fleggare il destinatario finale senza dover ogni volta ridigitare i suoi riferimenti. Ad esempio, il classico elenco dei riferimenti aziendali:

  1. Datore di lavoro
  2. Rspp
  3. Aspp 1
  4. Aspp 2
  5. Medico competente
  6. Addetto a …
  7. Addetto a …
  8. Manutentore del …
  9. Manutentore del …
  10. Lavoratore 1
  11. Lavoratore 2
  12. Lavoratore 3
  13. ecc.

Predisponendo il menù a scelta multipla, il tempo necessario per completare la procedura si riduce notevolmente, non dovendo ogni volta riscrivere i dati di riferimento dei diversi soggetti aziendali coinvolti.

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Elenco delle priorità d’azione

Continuando la carrellata delle possibili aree d’intervento con il menù a scelta multipla per ottimizzare i tempi e ridurre il numero di digitazioni necessarie sul Tablet/Smartphone durante un controllo/audit, quello dell’elenco delle priorità (d’azione; d’importanza; d’esecuzione; ecc.) è sicuramente un ambito dove i risultati sono notevoli.

Anche in questo caso, a fronte di specifiche prescrizioni d’attuare (o di azioni di miglioramento da programmare), predisporre un elenco tipo da cui poter scegliere di volta in volta senza ri-scrivere il livello, può essere un ottimo modo per ridurre i tempi di esecuzione.

Sempre a livello esemplificativo:

  1. Priorità alta
  2. Priorità media
  3. Priorità bassa
  4. Priorità mensile
  5. Priorità settimanale
  6. Priorità quotidiana
  7. ecc.

Non mi dilungo oltre: dovrebbe essere chiaro come le possibilità di elencare le priorità siano, a dir poco, infinite …

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Elenco dei rischi/pericoli

Ho lasciato per ultima, ma non per minor importanza, l’area dove il menù a scelta multipla trova la sua più amplia applicazione, soprattutto per gli operatori specializzati nella sicurezza lavoro aziendale: l’elenco dei rischi e/o dei pericoli.

E’ gioco facile citare nuovamente il Documento di Valutazione dei Rischi secondo Procedure Standardizzate (DVR-PS), in cui il Ministero del Lavoro ha effettuato (per la prima volta) una codifica omogenea dei rischi (Modulo 2:pericoli) potenzialmente presenti in azienda e da cui derivare le prescrizioni operative e, di conseguenza, le azioni di miglioramento.

Credo sia palese come la predisposizione preventiva di un menù a scelta multipla dei rischi (pericoli) presenti in azienda, da selezionare di volta in volta, sia l’elemento fondante per ridurre notevolmente i tempi per la realizzazione dell’analisi del sito e dei rischi rilevati; sempre a titolo esemplificativo:

  1. Luoghi di lavoro
  2. Stabilità e solidità delle strutture
  3. Altezza, cubatura, superficie
  4. Pavimenti, muri, soffitti,
  5. Vie di circolazione esterne
  6. Vie di circolazione interne
  7. Vie e uscite di emergenza
  8. Porte e portoni
  9. ecc.

L’elenco del Modulo 2 è davvero lungo: quale sollievo trovarlo già predisposto in una Check List!

Vantaggio quest’ultimo notevolmente potenziato se il menù a scelta multipla venisse utilizzato anche con i c.d. campi dinamici di iAuditor (se ne parlerà più approfonditamente in un prossimo post): per ogni rischio (pericolo) individuato, verrebbe automaticamente presentata una Check List di specifici controlli da effettuare. A mero titolo esemplificativo (sempre dal Modulo 2 del DVR-PS):

  1. Impianti di servizio
    1. Elettrici
    2. Termici
    3. Climatizzazione
    4. Condizionamento
    5. Refrigerazione
    6. Radiotelevisivi
    7. Antenne
    8. Elettronici
    9. Idrici
    10. Sanitari
    11. Gas
    12. ecc.

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Le analisi statistiche

L’uso dei menù a scelta multipla trova il suo massimo potenziale non solo nella riduzione dei tempi di esecuzione di un audit (verifica/controllo/ispezione/ecc.), ma anche nella possibilità di ottenere, nella rendicontazione settimanale/mensile/annuale dei risultati, un’analisi statistica fondamentale su quali siano state le voci dei menù maggiormente utilizzate.

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Diviene chiaro che l’impostazione predeterminata di un menù a scelta multipla permette, alla fine del lavoro, di ottenere – senza sforzo aggiuntivo alcuno – anche un importante finestra di analisi su quale possa essere, ad esempio, il rischio (pericolo) maggiormente riscontrato all’interno di un DVR-PS aziendale.

Il tutto automaticamente, con solo un’impegno progettuale iniziale nella programmazione delle modalità di conduzione dei lavori e di valutazione dei rischi (iAuditor permette di analizzare in simultanea i risultati di tutti i diversi soggetti che hanno partecipato alla valutazione dei rischi).

 

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Autore: danieleverdescablog

architect of information & ethical designer

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