DVR e DUVRI | Come aggiornare in tempo reale con Evernote

hero_evernoteUno dei problemi applicativi e concreti che quotidianamente deve affrontare chi opera nel mondo del lavoro, e della sicurezza sul lavoro o nei cantieri in particolare, è quello di tenere costantemente aggiornato il Documento di Valutazione dei Rischi (DVR) o, soprattutto, il Documento Unico di Valutazione dei Rischi da Interferenza (DUVRI).

Il problema si pone non solo a livello di gestione dei rischi aziendali (in particolare quando si ha a che fare con subappaltatori e fornitori aziendali), ma anche e soprattutto in realtà dinamiche e in continua evoluzione come, ad esempio, i cantieri: si pensi il costante aggiornamento di cui avrebbero bisogno i ben noti PSC, POS, PIMUS, PSS, ecc..

A rendere più complesso e articolato il quadro non si può non sottolineare l’esigenza di condividere l’aggiornamento dei DVR/DUVRI con i tanti specialisti con cui si collabora quotidianamente per fattori di rischio di settore: dal medico competente (tanto per citare …) ai diversi collaboratori che intervengo su temi come rumore, vibrazioni, movimenti ripetitivi, rischio chimico, stress lavoro correlato, ecc.. Se non si pretende di essere un tuttologo (cosa che personalmente aborrisco), è innegabile la necessità di una continua collaborazione con specialisti esterni, anch’essi preoccupati di aggiornarne il quadro tecnico valutativo di loro competenza.

Ad oggi, invece, soprattutto per coloro che utilizzano software specialistici per la redazione dei documenti di valutazione del rischio o delle interferenze, non solo è complicato aggiornare personalmente la valutazione iniziale (sono tanti i menù da considerare), ma di fatto quasi impossibile operare una collaborazione in tempo reale con gli altri soggetti che intervengono nel processo di gestione: sia gli specialisti esterni che anche la struttura aziendale interna (Dirigenti, ASPP, Preposti, ecc.).

Se non si è dei veri e propri “pasdaran” dei software o se comunque si intende operare con documenti snelli, “non irrigiditi” in procedure informatiche strutturate, è possibile sfruttare con semplicità ed efficacia le potenzialità che derivano da molte App presenti sul mercato, sia per Smartphone che per Tablet (ovviamente anche per Desktop), le cui caratteristiche fondamentali che le contraddistinguono sono:

  1. Gestire la realtà concreta, in continuo movimento;
  2. Avere la socializzazione come base fondante del proprio lavoro.

 

L’App Evernote

Una delle App che meglio risponde a questi requisiti e che, oltre per fama e diffusione, può effettivamente supportare il lavoro di aggiornamento in tempo reale dei propri documenti di valutazione dei rischi, è indubbiamente EVERNOTE.

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Non entrerò nel dettaglio delle innumerevoli potenzialità che Evernote presenta: mi limiterò a segnalare come sia possibile aggiornare in tempo reale – da Tablet o Smartphone mentre si sta svolgendo una verifica/audit aziendale o di cantiere – il DVR/DUVRI (o parti di essi o singoli documenti), senza dover imparare niente di nuovo ma risparmiando una notevole quantità di tempo, oltre che essere in regole secondo la normativa sull’aggiornamento dei documenti di valutazione dei rischi.

Evernote ha al suo interno un semplice editor di testi (un Word per intendersi), in cui è possibile, al pari di altri, redarre il proprio documento di valutazione dei rischi (o parti di esso o schede specifiche o check list o procedure di controllo).

Si può scrivere sul Word interno da qualsiasi punto (computer, tablet, smartphone, ecc.) o luogo (in aziende, in cantiere, in ufficio, ecc.).

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Una volta completata la scrittura del documento, è possibile:

  • Scattare immagini in azienda o in cantiere o dell’impianto o della macchina da lavoro in tempo reale e inserirle nel documento (un cambio di carter di protezione, ad esempio), così da aggiornarlo costantemente su quanto oggetto della valutazione;
  • Condividere il documento con altri collaboratori e permettere loro non solo di aggiornarlo con i propri contributi specialistici, ma anche e soprattutto di avere una Chat in tempo reale con le indicazioni delle modifiche condivise da apportare al documento.

 

La Chat con i collaboratori

Quest’ultima funzione, la Chat in tempo reale con altri colleghi/dipendenti per condividere le informazione e aggiornare a più mani il documento (sempre in tempo reale) è sicuramente la novità più interessante.

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Per farlo, si deve cliccare semplicemente il tasto Condividi per far apparire una finestra di Work Chat: ciò permette di digitare nel campo indirizzi di Work Chat le email delle persone con cui vuoi condividere, impostare le autorizzazioni per controllare chi e come può interagire con il documento e cliccare “Invia” per condividere!

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Con Work Chat si possono condividere note singole (o multiple) e impostare livelli di autorizzazione ai partecipanti della chat:

  • Può modificare e invitare (predefinito);
  • Può solo modificare;
  • Può solo visualizzare.

Se è stato condiviso un documento con altri collaboratori (o altri collaboratori hanno condiviso un documento con te), inoltre, puoi vedere chi altro sta visualizzando (o modificando attualmente) quel documento: nomi e foto del profilo (avatar) delle singole persone che stanno visualizzando o modificando note appaiono nella parte superiore dell’editor del documento.

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La collaborazione all’aggiornamento del DVR/DUVRI è talmente rapida e condivisa che si possono anche utilizzare assieme (anche da posti diversi) tutti gli strumenti che Evernote mette a disposizione per i controlli nei luoghi dove si sta operando (foto, filmati, note, promemoria, appuntamenti, scadenze per verifiche successive).

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Ciò permette un vero e proprio aggiornamento del documento, in collaborazione contemporanea tra più persone, anche operando in tempi diversi o in tempo reale, in modo che si possano verificare i cambiamenti pur operando su due parti diverse dell’impianto (o dove agiscono i diversi lavoratori dell’impresa subappaltatrice, spesso posizionati in spazi aziendali diversi tra loro).

Tutto questo senza acquistare software (l’App ha un profilo gratuito, a pagamento per l’uso specialistico) e senza particolari competenze informatiche.

Si può essere in regola con la sicurezza, cioè, sfruttando a pieno le potenzialità delle App, risparmiando tempo, avendo traccia di quello che si è fatto (Evenote conserva le diverse versioni) e accantonando la brutta abitudine di avere documenti non aggiornati con l’evoluzione del ciclo lavorativo, pieni solo di testo e non di immagini chiarificatrici.

Un mondo diverso è davvero possibile (anche gratuitamente), anche senza essere specialisti del Web.

 

Autore: danieleverdescablog

architect of information & ethical designer

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